当前位置:首页 >> 教学教研 >> 优秀论文 >> 运用信息技术提高中职学校行政管理效能的
    
  双击自动滚屏  
运用信息技术提高中职学校行政管理效能的

发表日期:2015年12月23日  出处:安徽电子工程学校  作者:吴立伟  本页面已被访问 2384 次

运用信息技术提高中职学校行政管理效能的

实证研究

安徽电子工程学校 吴立伟

 

    摘要:中职学校的行政管理既涉及专业性较强的管理工作,又包括辅助保障性管理工作,管理效能的高低直接影响着教育教学质量。信息技术在中职学校行政管理工作中的运用日益广泛,对提高行政管理效能的作用也日趋明显。本文在问卷调查的基础上,针对信息技术条件下安徽省中职学校行政管理工作中存在的问题提出了对策。

    关键词:中职学校  信息技术  行政管理  管理效能

 

引言

    管理效能是管理部门为实现管理目标所显示的能力和所获得的管理效率、效果、效益的综合反映,是衡量从事管理工作结果的尺度,是管理系统的整体反映。追求管理效能的不断提高,是管理活动的中心和工作的出发点,也是管理工作的生命所在。中等职业学校的行政管理既涉及专业性较强的管理工作,如教学、教育科研、学籍及学生资助、教师队伍管理等,又包括辅助保障性管理工作,如固定资产(教学实训设备)管理、后勤服务管理等。管理效能的高低直接影响着教育教学质量,也体现出一所学校的综合实力。特别是随着信息技术在中职学校行政管理工作中的广泛运用,其对提高行政管理效能的作用日趋明显。同时,由于校际之间信息技术硬件设施和运用程度的差异等原因,行政管理工作也存在着困难和问题。

一、中职学校行政管理的现状

中职学校的行政管理虽不比党政机关行政管理有严格的权属划分,但亦具备领导、指挥、执行、协调和监督的过程和功能。行政管理保障着教育教学的基本运行和办学的人力、物力、财力需求,是其事业发展的资源支撑。

紧随产业结构调整对高素质技能人才的需求,中职教育改革发展的形势快速变化。与此同时,中职学校内部管理制度不够健全,管理行为不够科学,管理效能不够明显的现象却影响着中职教育的质量和吸引力。特别是随着信息技术的日新月异,中职学校内部管理中的信息技术运用日益普及,信息化程度的提高,既在一定程度上提高了管理效能,加速了信息处理与传递,又出现了诸如信息不对等,信息不齐全,及“信息孤岛”现象。

同时,中职学校管理中的执行力相对于中小学教育或高等教育而言,是较弱的。一边是的改革发展带来的新机制、新理念,一边是原有事业单位人员为主体和形成的工作作风,制度执行的刚性不足,柔性有余,造成管理效能的折扣相对普遍。

加强规范管理,向管理要效益,提升管理效能已成为近年来中职学校改革创新和内涵发展的直接抓手。而运用信息技术提升管理效能和管理水平也已成为趋势。《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》(国发〔201419号)中指出,“构建利用信息化手段扩大优质教育资源覆盖面的有效机制,推进职业教育资源跨区域、跨行业共建共享,逐步实现所有专业的优质数字教育资源全覆盖。支持与专业课程配套的虚拟仿真实训系统开发与应用。推广教学过程与生产过程实时互动的远程教学。加快信息化管理平台建设,加强现代信息技术应用能力培训,将现代信息技术应用能力作为教师评聘考核的重要依据。”由此可见,通过提高中职学校信息化建设水平,促进教学和管理质量的提升已成为必然。

二、信息技术对提升中职学校行政管理效能的作用

(一)提高了管理效率

信息技术的运用,使得中职学校个体内建立起有效的网络系统,从而一定程度上改变了传统管理模式的机构垂直化,减少了中间管理机构的介入,促进了上下级之间的信息沟通、反馈,提高了管理效率。以对安徽省19所中职学校的调查[①]为例,各校均建立了门户网站,并有17所学校的网站具备网上咨询、交流和互动的功能,且有7所学校已建立校方微博或微信公众号,正在建的也有4所(见表一)。

表一:网络信息平台基本情况

状态

基础条件

已建立

(具备功能)

比例

正在筹建

比例

未建立

(不具备功能)

比例

备注

门户网站

19

100%

0

0

0

0

 

校方微博或微信

7

36.8%

4

21.05%

8

42.1%

 

咨询交流互动功能

17

89.5%

0

0

2

10.5%

 

同时,信息技术的运用,使得行政管理中的一些数据、信息交由计算机处理,节约了人力资源成本,提高了劳动效率。例如教学安排、公文办理、学籍管理、成绩查询、学费收缴等过程中的信息化服务,充分体现了技术的优势。调查发现,中职学校党政管理、教务与教学资源管理、学生管理类的信息平台建设和使用已逐步普及(见表二),提高了管理效能。

表二: 党政管理、教务与教学资源管理、学生管理信息平台建设和使用情况

状态

项目

已建立并使用

比例

未建立或未使用

比例

党政管理

公文流转

11

57.9%

8

42.1%

人力资源

9

47.4%

10

52.6%

收费和资产管理

11

57.9%

8

42.1%

教务与教学资源

教学安排

12

63.2%

7

36.8%

教学调度

8

42.1%

11

57.9%

课程资源和试题库

12

63.2%

7

36.8%

学生管理

招生

10

52.6%

9

47.4%

学籍管理

19

100%

0

0

学生资助

19

100%

0

0

学业成绩

12

63.2%

7

36.8%

(二)提供决策的依据

管理者做出决策,需要数据、信息的收集整理、分析判断,越是科学的决策越需要大量的基础信息和数据。信息技术的运用首先是一定程度上盘活了校内行政管理所涉及的信息,决策者可以通过信息平台检索相应的数据信息,为决策提供依据。其次,信息平台的数据和信息,一般归集在同一终端,信息的传输和检索发生在同一个数据库,可以避免因人工记载、传递而造成的不够全面、不够准确或部分丢失等现象,一定程度上保障了的决策依据的准确性、可靠性。

(三)一定程度上的资源共享

资源共享是信息技术发展和运用的题中应有之义,也是推动技术革新进步的动力之一。信息技术在中职学校行政管理中的运用,推动了信息资源在学校范围内的共享,打破了时空限制、机构隶属关系等原因造成的信息壁垒,扩大了信息的使用范围,实现了资源互通有无,提升了行政管理的水平和效能。如表二中所显示的三类信息平台,通过学校自身的技术攻关,其互通共享使得校内教务、学生管理、后勤、招生就业等部门在处理与师生有关的事务中,可以相互借用平台中师生的身份信息,学业信息,教学行为信息,也便于对师生行为结果的验证。例如学生办理离校手续时,最终审核部门可以通过共享的信息验证学生是否已完成全部缴费;是否已修完所有课程并考核合格。调查结果显示,94.7%的学校倾向于实现教学、管理等数据资源的共享,并有26.3%的学校已实现上述信息平台的数据共享,47.4%的学校已部分共享数据资源。

三、信息技术条件下中职学校行政管理存在的问题

(一)管理理念与信息技术发展的不完全适应

随着信息技术发展给社会生产生活带来的变化不断加深,教育信息化建设也日趋加快。教育信息化是国家信息化的重要组成部分,是教育领域运用现代信息技术促进教育公平、提升教育质量、实现教育管理现代化的过程,是教育理念、手段和模式的一场深刻变革。但由于受到传统行政管理理念的影响,实际管理过程中,相当一部分中职学校还未将运用信息技术提升管理效能上升为关系到学校教育质量的高度,而只是作为行政管理手段的一种辅助或者补充。同时,行政管理人员特别是年龄较长的管理人员,由于自身工作习惯影响,缺乏充分运用信息技术提升管理效能的意识,既有的信息系统中,功能模块闲置,信息上传不全面等现象屡见不鲜。此外,教育行政管理部门督促学校强化信息技术运用的作用也还不充分。调查显示,诸如中职招生、学籍管理、专业设置、学生资助等信息平台在省级教育管理部门层面上亦未实现资源共享,不同处室主管着若干个不同的管理平台,其中的诸多数据需要重复维护和重复报送或更新。

(二)信息技术运用的机制不健全

1、配套制度不健全。以安徽省为例,《安徽省职业教育信息化建设实施方案》(皖教秘职成〔201440号)、《安徽省中职学校数字化校园建设规范(试行)》(皖教秘职成〔201488号)和《安徽省中职学校数字化校园建设评价标准(试行)》(皖教秘职成〔201510号)均是近期才正式发布。与之相应的,各中职学校信息化建设也方才提升重要议事日程,关于信息技术在行政管理中的运用、协调、检查督促尚未形成成熟的章法。仅以信息中心设置而言,多数中职学校目前是将这一职能配置在与信息技术相关的教学系或挂靠在学校综合管理部门,如:办公室,配备一至两名计算机科学与技术专业人员,也即信息技术人员多半是兼职。从而不可避免地造成信息技术运用的不够充分,技术策略的不完善。

2、人员结构不健全影响信息技术的有效运用。当前中职学校信息技术运用所需硬件设施已投入相对充足。以安徽省为例,2011年至2015年间,安徽省教育厅已在47所中职学校建立了计算机应用、计算机网络技术省级重点专业点或重点实训基地。依托重点专业和重点实训基地建设,全省多数骨干中职学校计算机应用、计算机网络技术专业的教学实训条件有了明显改善,同时也改善了行政管理所需的信息技术硬件设施条件。与之相反的是管理人员队伍建设上还存在不足。主要体现是管理人员中既懂得教育管理又具备良好的信息技术运用能力的复合人才缺乏;兼职的计算机类专业技术人员的主要精力集中在课程教学和研究,对于日常行政管理事务的积极性不高;行政管理人员的学历、能力参差不齐,实际管理工作中运用信息技术的水平和程度差别明显。这些都影响着信息技术在行政管理中的有效运用。

(三)“信息孤岛”[②]依然存在

正如电子政务、电子商务、企业管理等业内存在“信息孤岛”一样,信息技术条件下的中职学校行政管理也同样存在“信息孤岛”。被调查的19所中职学校中,各类管理平台无法实现数据共享的也达到了26.3%。这其中有技术方面的原因,也有管理者主观因素的原因。5所学校未曾考虑将各类管理平台实现数据共享,9所学校虽有考虑推动数据全面共享,但目前尚未成功付诸实施。此外,围绕一项业务开发或引进应用系统的工作惯性依然存在,从而每个信息系统都有了自己的数据库、操作系统、用户界面,分散开发或引进的应用系统,在考虑自身数据标准的同时,忽视了其他系统的数据标准和信息共享问题,“信息孤岛”就不断地产生了。

四、运用信息技术提高中职学校行政管理效能的对策

(一)切实增强运用信息技术提高管理效能的意识

    1、充分认识信息技术运用对行政管理效能提升的重要意义。学校行政管理部门要将党和政府加快教育信息化建设的政策宣传学习到位,让师生尤其是直接承担行政管理职责的部门和人员认识到信息化建设的大趋势,必然性。对信息技术运用过程中存在的问题要不回避,不退缩。信息技术部门或专业人员要在帮助解决技术问题的过程中灌输管理信息化的理念,促使管理人员以积极的工作状态适应信息化建设水平的提升。根据调查,中职学校管理人员认为运用信息技术是当下提高管理效率的最佳途径的仅占到57.9%(见表三)。

    2、广泛开展全员信息技术应用能力提升培训。“人”是中职学校行政管理信息化建设的关键因素。信息技术对行政管理效能的促进作用,主要是取决于运用。要使管理人员都能熟练地运用起先进的设备、优化的系统平台,广泛的学习培训必不可少。要通过培训,提高学校管理人员搜集信息、处理生成和运用协作的能力。技术运用的程度越深、广度越宽,越有利于共享的数据、信息发挥作用。  

    3、完善信息技术运用的制度体系。随着信息技术在中职学校行政管理中运用程度的加深,健全的配套制度就越显得必不可少。通过制度形式将行政管理中信息技术运用的组织结构、人员要求、技术支持、检查督促等予以确认,就是为信息技术运用提供基本的制度保证。

(二)强化信息技术运用的顶层设计,努力消除“信息孤岛”

    教育信息化建设是一项系统工程,需要统一规划,而中职学校行政管理中的信息技术运用,也是一项不断完善和发展的过程。中职学校要结合区域教育信息化建设实际情况,适应自身办学管理工作的需要,做好顶层设计和统筹开发、利用。要从学校管理的整体来看待具体管理行为所需信息平台或软件的开发,通过建立高效的中间构件系统搭建信息化管理共享平台,解决异构系统之间的兼容性问题,避免各类平台、软件的不兼容,造成系统功能利用效率的低下和“信息孤岛”的持续存在。以广州工程技术职业学院为例,该校通过近10年的自主研发,建成了“校园资源计划”平台,全方位覆盖学校教育教学、行政后勤、招生就业管理,实现了各系统模块的相互贯通和连接,既消除了“信息孤岛”,又提升了管理效能,实践了“透明”办学理念。

(三)充分保障行政管理所需资源共享平台的信息安全

正如习近平总书记20142月在中央网络安全和信息化领导小组第一次会议所指出的,“没有网络安全就没有国家安全,没有信息化就没有现代化。”。互联网技术环境下,中职学校行政管理各类信息、数据的安全也受到了极大关注。调查中,至少有52.6%的学校对数据共享存在的安全风险表示担忧,另有57.9%学校认为数据共享后信息保密的难度会增大(见表三)。信息安全隐患的存在也制约着中职学校管理人员运用信息技术提升管理效能的积极性。故而,要对学校数据库共享过程中的使用对象和使用权限等进行严格的界定和分配,避免共享过程中出现保密数据库的外泄、木马攻击以及可能存在的数据库崩溃等安全问题。同时,要加强人员的网络安全教育,加强数据使用情况的在线监督和监控,避免因安全意识淡薄,造成重要信息的外泄或被盗取。

 

表三:信息技术运用的重要性与风险情况

   选项

        比例

内容

存在安全

风险

比例

信息保密

难度增大

比例

技术上难实现

比例

备注

对实现数据共享的担忧

10

52.6%

11

57.9%

1

5.3%

多选项

信息技术数据共享是提高管理效率的最佳途径

/

提高人的效率最佳

/

不确定

/

 

11

57.9%

4

21.05%

4

21.05%

 

 

结束语

安徽省人民政府关于印发《安徽省教育信息化中长期发展规划(2013—2020年)的通知》(皖政〔201425号)中提出,“大力推进教育管理信息化,支撑教育管理改革,促进教育决策科学化、公共服务系统化、学校管理规范化。”。为此,要“落实国家教育管理信息标准,规范数据采集与管理流程,建立以各级各类学校和师生为对象的全省教育管理基础数据库,与国家教育基础数据库和安徽省全员人口信息数据库等互联对接,为教育规划与宏观决策提供数据支持。”;要“建立全省教育管理公共服务平台和配套服务机制,深化招生、就业、学生资助、留学、科研、学历、学位与各种资质查询等信息服务,扩大和延伸教育公共服务领域。”。作为中职学校,提升信息技术条件下的行政管理效能,是推进教育信息化的必然要求,也是构建现代职业教育体系的必然选择,更是提升办学质量和吸引力的正确路径,需要中职学校管理者不断健全机制,提升人员素质,加快技术运用。

 

参考文献:

[1] 周三多,陈传明,鲁明泓.管理学——原理与方法[M].上海:复旦大学出版社,2013.

[2] 邬宪伟 樊志光 花开功.职业学校管理怎样迈向科学化现代化[N].中国教育报, 2012-5-30.

[3] 王乐夫,蔡立辉.公共管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2012.

[4] 林晓.信息技术下的高校行政管理效能提升探究[J].电子测试,2015,(4). 

[5] 沈德海.中职学校信息化管理机制研究[J].当代职业教育,2014,(5).

[6] 江磊.论如何加强中等职业学校的行政管理工作[J].课程教育研究,2015,(3).

[7] 安徽省人民政府.安徽省教育信息化中长期发展规划(2013-2020 年).http://xxgk.ah.gov.cn.2014.3.28.



[] 本文撰写过程中,作者设计了针对信息技术运用与安徽省中职学校管理的调查问卷,并在19所国家级重点中职学校进行了有效调查,其中包括7所国家中等职业教育改革发展示范学校。本文用到的有关数据未另行说明的,均出自本次调查问卷统计。

[] 信息孤岛是指相互之间在功能上不关联互助、信息不共享互换以及信息与业务流程和应用相互脱节的计算机应用系统



  双击自动滚屏  
  相关评论:    

 没有相关评论

  发表评论:    

用 户 名:
电子邮件:
评论内容:
(最多评论字数:500)

大发888优惠活动 | 设为首页 | 加入收藏 | 联系我们 | 进入管理 |

联系地址:安徽省桐城市区同安北路171号   联系电话:0556-6204517(校办室),6212922(招生就业处、传真)   联系人:信息中心
皖ICP备06009585号,公安备34088102000130号